Efficiency en flexibiliteit
Verder zoeken is niet nodig: AFAS biedt de efficiency en flexibiliteit die nodig is. In het laatste kwartaal van 2022 vindt de implementatie van het nieuwe systeem plaats. Het is een verandering die binnen de organisatie van TJS Dienstverlening even de tijd nodig heeft om te landen. De trainingsdagen van AFAS helpen daarbij. Van Vuuren: ”Aan het begin had ik nog nauwelijks een idee van wat ik in het systeem aan het doen was. Maar in de laatste periode voor livegang was het ook voor mij volledig helder: dit is waarom we deze verandering hebben doorgevoerd.”
Dankzij de digitalisering van het administratieve proces in de geïntegreerde software van AFAS wint TJS Dienstverlening zeeën van tijd. ‘Het werkt supergoed’, vertelt Loeve. “De uren van al onze uitzendkrachten verzamelen we via de AFAS Pocket app, we verlonen onze eigen mensen ermee en we kunnen ook nog de facturatie en selfbilling doen. Daarnaast houden we er de administratie rond de VCU-certificeringen erin bij. Dat wordt door het systeem van AFAS vrijwel automatisch opgepakt. Er komen standaardformulieren uit die meteen naar de desbetreffende persoon worden verstuurd voor ondertekening. Daarmee hebben we dit proces veel sneller rond dan voorheen. De tijdsbesparing is gigantisch.”
Grip op backofficeprocessen
Daarnaast heeft TJS Dienstverlening sinds de komst van AFAS meer grip op haar backofficeprocessen. “Op de planning na hebben we alles in het systeem gebundeld. Documenten zoals paspoorten en identiteitsbewijzen, stamkaarten van medewerkers, noem het maar op en het staat erin. Voorheen was het: waar staat dit, waar staat dat? Het was altijd zoeken. Nu hebben we dat allemaal op één plek en dat biedt overzicht en rust. Stel dat er iemand langskomt om te beoordelen of alle documenten van een medewerker kloppen, dan kunnen we diegene heel eenvoudig toegang geven tot dat gedeelte van het systeem. Hij of zij kan erin rondkijken en als er vragen zijn, dan horen we het wel. Dat is een veel prettigere manier van werken.”
Ook voor de opdrachtgevers van TJS Dienstverlening levert het nieuwe systeem voordelen op. Van Vuuren: “Zij kunnen veel sneller bij de uren van medewerkers en ze hoeven niet meer lang te wachten op facturen. Voor hen is dat fijn en voor Nico betekent het dat hij meer tijd heeft om aan andere belangrijke activiteiten te besteden, zoals het controleren en samenstellen van de cijfers.”
Professionaliseringsslag in tijden van groei
Van Vuuren noemt het een professionaliseringsslag. “Door de groei die we doormaken was dat een must geworden. Enerzijds hadden we de snelheid en efficiency in ons werk nodig, anderzijds was het ook belangrijk dat we de foutgevoeligheid reduceerden. Doordat vrijwel alles nu digitaal gaat, hebben we ook dat bereikt. We hoeven alleen de uren in te voeren en de rest gaat automatisch, in plaats van dat we handmatig met losse lijstjes aan de gang moeten. Ik denk dat we fouten daarmee voor 95 procent ondervangen.”
Met AFAS als systeem staat er een solide basis voor verdere groei, zegt Van Vuuren. Hij heeft daarbij nog een wens: een module voor de planning. “Dan zit alles wat wij als organisatie in de flexbranche nodig hebben in één systeem. Als we zien dat dingen nu al zoveel makkelijker gaan, dan kijken we ernaar uit om ook die stap te zetten. Dan komt er voor mij tijd vrij en die kan ik bijvoorbeeld besteden aan het bijhouden van mijn kennis van AFAS, door evenementen en kennissessies te bezoeken.’”
De samenwerking met AFAS draagt bij aan de tevredenheid over de nieuwe software. “Daar kunnen we kort en krachtig over zijn: die is gewoon goed. We krijgen soms om half twaalf ’s avonds of zelfs in het weekend nog een e-mail terug als we een vraag hebben. De mensen die bij AFAS werken zijn heel erg committed. Dat belooft veel goeds voor de verdere samenwerking.’
Over TJS Dienstverlening
TJS Dienstverlening is een partner in arbeidsbemiddeling voor grond-, weg- en waterbouw die vanuit Sliedrecht actief is voor opdrachtgevers door het hele land. Bij werving en selectie selecteert het bedrijf zorgvuldig op kwaliteit en talent. Opdrachtgevers hebben geen omkijken naar de tijdrovende werkzaamheden bij dat proces. Wel zo efficiënt en effectief. Samen met de opdrachtgever stelt TJS Dienstverlening een profiel van de juiste kandidaat op. De wensen die daarbij horen bepalen de in te zetten middelen.
Wat daarbij sterk helpt is dat eigenaar Thijs van Vuuren al zijn hele werkzame leven in de grond-, weg- en waterbouw actief is. Hij spreekt daardoor de taal van de klant, begrijpt als geen ander de zoekvraag van de klant en kan een goede inschatting maken wie de meest geschikte kandidaat is. Dat draagt allemaal bij aan het uiteindelijke doel: de juiste persoon op de juiste plek.
